Hetzelfde ATS, meer impact: hoe Vibe Group meer grip kreeg
Wat als je geen nieuw ATS nodig hebt om grote stappen te zetten? Vibe Group bewees dat echte winst schuilt in visie en standaardisatie. Samen met HRlinkIT bouwden ze hun bestaande Bullhorn-omgeving om tot een krachtige motor voor internationale expansie.
- Meer schaalbaarheid: de vernieuwde inrichting vormt een stevige basis voor verdere groei en doorontwikkeling.
- Snellere onboarding: Nieuwe consultants zijn aanzienlijk sneller up-and-running dankzij een intuïtieve interface en gestandaardiseerde processen.
- Hogere datakwaliteit: Door eenduidige definities over drie landen heen is de data zuiver, bruikbaar en stuurbaar.
- Meer werkplezier: Repetitieve administratie heeft plaatsgemaakt voor slimme automatisering.
Vibe Group is een powerhouse in tech staffing & consulting. Met bijna 500 eigen medewerkers en ruim 1.250 specialisten op projecten in Nederland, België en Duitsland, draait alles om snelheid en kwaliteit.
Na negen jaar trouwe dienst sloot hun Bullhorn-omgeving echter niet meer aan bij de ambities. “We stonden voor de keuze: een nieuw pakket, of het huidige opnieuw inrichten,” vertelt Mark van Dortmont, Director Group Operations & IT bij Vibe Group. “We zagen dat er nog heel veel onbenut potentieel in Bullhorn zat.”
En zo werd ‘Project Horizon’ geboren, met HRlinkIT als gids. Het doel: een uniforme, schaalbare manier van werken die teams in alle landen ondersteunt.
HRlinkIT vertaalde de visie van Vibe Group naar een configuratie die klaar is voor de toekomst. De focus lag op 4 transformaties:
1. Van proces naar internationale blauwdruk
Alles begon bij het recruitmentproces. In workshops bracht HRlinkIT de processen in kaart en keek hoe Bullhorn daarop kon aansluiten. Per land werden ‘Bullhorn Champions’ aangesteld: tech-savvy consultants die de ideale workflow mee vormgaven. Mark van Dormont: “HRlinkIT bracht enorm veel best practices mee. Ze wisten precies wat wel en niet werkte en vertaalden dat naar onze specifieke behoeften.”
2. Standaardisatie en datakwaliteit
Een cruciaal onderdeel van de optimalisering was de ‘grote schoonmaak’. De Bullhorn-omgeving werd opgeschoond en opnieuw ingericht volgens de processen van Vibe Group. Velden, processen en definities werden gestandaardiseerd, zodat data eenduidig en betrouwbaar werd over alle teams heen.
3. Intelligentie door Automations
Om de focus van consultants terug te brengen naar menselijk contact en matching, werd Bullhorn Automations ingezet. Repetitieve handelingen, zoals het bijwerken van kandidaatstatussen of het opvolgen van aflopende opdrachten, verlopen nu volledig automatisch.
4. Adoptie en verankering
De focus op adoptie was essentieel was voor Vibe Group. Daarom werd er per land een strakke livegang gepland, voorafgegaan door ’train-the-trainer’-sessies. Teammanagers werden door HRlinkIT opgeleid om hun eigen teams te begeleiden in de nieuwe werkwijze. “Je kunt de beste configuratie bouwen, maar het succes valt of staat bij draagvlak, ” aldus Mark van Dortmont.
Vibe Group koos bewust voor een uniforme manier van werken over landen heen, met ruimte voor lokale verschillen. “Zo kun je eenvoudiger doorontwikkelen en teams beter ondersteunen,” legt Mark van Dortmont uit. De nieuwe inrichting biedt een sterke, schaalbare basis, terwijl lokale noden behouden blijven.
“We merken dat er veel tijdsbesparing en werkplezier terugkomt, doordat administratieve handelingen nu geautomatiseerd zijn.”
Met de vernieuwde inrichting heeft Vibe Group nu meer grip op processen, data en dagelijkse werkzaamheden. Het systeem is intuïtiever, ondersteunt consultants beter en maakt verdere groei mogelijk.
Mark van Dortmont kijkt tevreden terug: “De samenwerking was heel prettig. HRlinkIT bracht veel goede ideeën en wist door hun ruime ervaring in de sector wat wel en niet werkt. Ook de effectieve uitwerking verliep via een heel strakke projectplanning waarbij voor iedereen duidelijk was wat er moest gebeuren.”
Voor Vibe Group is dit geen eindpunt. Mark van Dortmont: “We zien dit als een continu proces waarbij we stap voor stap blijven verbeteren en automatiseren waar nodig.”
Wil jij ook je recruitmentproces professionaliseren en transformeren naar een datagedreven organisatie? Laat HRlinkIT je helpen bij het optimaliseren van je recruitmentproces. Neem contact met ons op.
Cases
Barst je van de ideeën, maar twijfel je over de aanpak? Of loop je tegen een technologisch dilemma aan? Boek een gratis innovatiegesprek om te brainstormen en sparren met een recruitment tech specialist.