De digitale transformatie van uitzendbureau Synergie
Uitzendbureau Synergie plaatst jaarlijks zo’n 25.000 uitzendkrachten in Construct en Logistiek. Om haar internationale groeiplannen waar te kunnen maken, wilde het uitzendbureau inzetten op minder administratie, meer efficiëntie en de coaching van kandidaten.
Digitale connectie: Johan Weemaes, COO Synergie: “De belangrijkste uitdaging is tijd en krapte: hoe sneller we de kandidaten een correct voorstel kunnen doen, hoe sneller we hen kunnen plaatsen. We misten ook een digitale connectie met onze kandidaten, onze software had niet de capaciteit om een digitale kandidaatbeleving te realiseren.”
Meer transparantie: Didier De Winne, business process manager Synergie: “Onze opdrachtgevers willen nu veel meer weten dan 10 jaar geleden: wat was jullie inspanning, waarop is de kandidaat gescreend? We hadden nood aan een mooi overzicht van welke stappen de kandidaten doorlopen hebben.”
Communicatie: Een andere uitdaging was de communicatie met sollicitanten. Didier De Winne: “Elke sollicitant moet een reactie krijgen na sollicitatie, of dat nu positief of negatief is. Vooral die met het negatief antwoord worden eerder soms vergeten. Met een ATS kun je dit veel handiger opvolgen en automatische triggers instellen.”
Minder administratie: De core business van Synergie is het matchen van kandidaten met klanten. “Maar we merkten dat we hiervoor steeds minder tijd hadden”, getuigt Didier De Winne. “Er kroop meer en meer tijd in administratie, bijvoorbeeld in het versturen van e-mails om contracten te ondertekenen of beschikbaarheden op te vragen. Terwijl we bezig moeten zijn met luisteren naar wat de kandidaat en klant willen.”
Na een grondige digitale scan van het recruitmentproces, volgde het implementatietraject. Carerix werd geïmplementeerd en gekoppeld aan verschillende digitale tools. “We willen continu kunnen optimaliseren en nieuwe digitale tools inzetten”, vertelt Didier De Winne. “Het is daarom cruciaal dat we eenvoudig tools kunnen integreren met het ATS.”
In het kort:
- Verbeterde gegevensnauwkeurigheid en realtime inzicht in sollicitaties en vacatures.
- Vereenvoudigde processen voor kandidaten, zoals automatische verzoeken om ontbrekende informatie.
- Een focus op beter begrip van kandidaatvoorkeuren en loopbaanverwachtingen.
- Minder handmatig werk voor consultants
De implementatie maakt Synergie nu veel digitaler en efficiënter. “Er is veel meer transparantie”, getuigt Didier De Winne. “Vroeger moesten we rapporten opvragen aan de IT-afdeling, nu krijgen we een transparant inzicht in waar de kandidaat vandaan komt. Voor de meeste consultants is dat een eye-opener. Nu ziet iedereen hoeveel kandidaten er binnenstromen en hoeveel we verliezen of te weinig benaderen.”
Vroeger duurde het selectieproces soms één maand, nu varieert het tussen 2 uur tot 2 weken. Johan Weemaes: “Onze consultants hebben meer tools ter beschikking en het administratief proces verloopt veel eenvoudiger. Wanneer een consultant een nieuwe vacature aanmaakt, wordt deze meteen ook gepubliceerd op andere vacaturesites. Zodra de vacature aangemaakt is, gaat het systeem automatisch op zoek naar geschikte profielen.”
Wanneer er een match is tussen de vacature en de kandidaat, kan Synergie vanuit Carerix veel eenvoudiger communiceren en afspraken vastleggen met de kandidaat en klant. Didier De Winne: “Het voordeel van Carerix is dat we iedereen verplicht hebben om op dezelfde manier data in te geven. Iedereen moet eigenlijk alles in een bepaald veld zetten, er is geen ruimte om eigen methode in het ATS te hebben.”
Synergie kijkt succesvol terug op de samenwerking met Carerix en HRlinkIT. “Moesten we dit project morgen opnieuw moeten starten, zouden we zonder twijfel HRlinkIT opnieuw als digitale coach en implementatiepartner inschakelen”, vertelt Johan Weemaes. “Dit hadden we nooit alleen kunnen doen.”
De kritische blik van de medewerkers bij HRlinkIT, is van enorme meerwaarde volgens Didier De Winne. “Het zijn geen ja-knikkers en dachten continu met ons mee. Bij elke keuze legden ze ons de verschillende opties en de voor-en nadelen en kosten ervan uit. Dat steeds op een objectieve manier.”
Cases
Barst je van de ideeën, maar twijfel je over de aanpak? Of loop je tegen een technologisch dilemma aan? Boek een gratis innovatiegesprek om te brainstormen en sparren met een recruitment tech specialist.