Interview: "We beseffen nu dat je het ATS continu moet aanpassen."

Stella P. is geen doorsnee recruitmentbureau. Want het bedrijf zit wel in een heel sterke nichemarkt. Stella P. zoekt en selecteert top talent voor raden van bestuur en advies. “We doen zeker aan werving en selectie, maar niet het traditionele verhaal en geen vaste posities,” legt Julie Desmet uit, co-CEO van Stella P. Samen met Tessa Dugardin nam ze het bedrijf in 2023 over van oprichtster Conny Vandendriessche.

Welke uitdaging hadden jullie bij Stella P.?

Co-CEO Julie Desmet vertelt: “We werken al heel lang met het ATS Connexys, maar naarmate we groeiden en onze werkwijze digitaliseerde, begon de oorspronkelijke configuratie niet meer te passen. We wilden ons ATS optimaliseren om de datakwaliteit en het gebruiksgemak voor onze recruiters te verbeteren. Daarnaast wilden we beter communiceren met kandidaten en de matching en rapportage verbeteren. Bullhorn verwees ons hiervoor naar HRlinkIT.”

Hoe verliep het project?

Julie Desmet vervolgt: “HRlinkIT begon met een digitaal intakegesprek en al snel voelde ik dat het goed zat. Ze namen mijn ideeën serieus en hadden diepgaande kennis van Connexys en recruitmentprocessen. Hun recruitment tech expert kwam vervolgens een dag langs om ons systeem samen grondig door te nemen. We analyseerden elke stap van onze workflow.  HRlinkIT luisterde goed, dacht mee en deed waardevolle voorstellen. Die dag was heel intensief maar ook erg efficiënt.”

“Na deze dag werd alles overzichtelijk in kaart gebracht en maakte HRlinkIT een werkbaar optimalisatieplan met een duidelijke planning. Ze communiceerden helder over de verwachte timing en de verschillende stappen. Een groot pluspunt van deze samenwerking was de structuur en communicatie. Ik had wekelijks een call met de implementatieconsultant en kreeg een dashboard met een helder overzicht van alle afgewerkte zaken, to-do’s en openstaande vragen.”

Wat is het resultaat van dit optimalisatietraject?

Julie Desmet: “We werken nu veel efficiënter. HRlinkIT heeft ons gewezen op veel verbeterpunten en deze geconfigureerd, wat onze werkwijze enorm heeft vereenvoudigd. Het ging niet om grote veranderingen, maar om veel kleine, cruciale aanpassingen die een groot verschil hebben gemaakt.”

“Onze workflows zijn nu logischer geordend, wat vooral voor nieuwe medewerkers een groot voordeel is. Overbodige velden zijn verwijderd en nieuwe, standaardvelden zijn toegevoegd voor consistentie. We gebruiken nu rapportages om actiever met onze database te werken. Vroeger was ons ATS gewoon een informatiekanaal, nu benutten we het slim en efficiënt.”

“Dit traject heeft ons doen inzien dat een ATS voortdurend moet meegroeien met onze manier van werken. Daarom hebben we gekozen voor een continuous improvement traject bij HRlinkIT. Hierdoor kunnen we het hele jaar door direct zaken doorgeven die aangepast moeten worden.”

Zou je dit ATS-optimalisatietraject met HRlinkIT aanraden?

Julie Desmet knikt enthousiast: “Absoluut! Ik zou het morgen op exact dezelfde manier aanpakken. HRlinkIT werkt proactief en begeleidt alles uitstekend. Ze namen zoveel werk uit handen waardoor ik weinig tijd verloor en toch overzicht hield. Hun kennis en ideeën hebben ons systeem veel efficiënter gemaakt. Weet je, ik ben normaal heel kritisch over samenwerkingen met externe partners. Maar met HRlinkIT was het echt een samenwerking zoals het hoort.”

Wil je jouw ATS ook optimaliseren voor meer efficiëntie? Lees meer over onze ATS Optimalisatie Scan.