Hoe je het jaarlijkse recruitmentbudget opmaakt

Variabele kosten

Heel wat kosten hangen af van het aantal functies je moet invullen: de zogenoemde variabele kosten. De uitdaging hier is om zo precies mogelijk in te schatten hoeveel nieuwe medewerkers je zult moeten aanwerven. Op die manier kun je je variabele kosten zo goed mogelijk ramen. Dit zijn de vier variabele kosten waar je zeker rekening mee moet houden:

1. Jobboards

Je post je vacatures waarschijnlijk niet enkel op je jobsite. Je publiceert vacatures ook op jobboards. De kosten hiervan hangen af van het aantal open posities dat je moet invullen en van de aard van de vacatures. Is het een moeilijk in te vullen vacature of stromen er meteen kwalitatieve kandidaten binnen?

Probeer in te schatten hoeveel je per vacature gemiddeld uitgeeft aan jobboards.Ga na hoeveel je de afgelopen jaren aan welke jobboards hebt uitgegeven en wat elk kanaal je heeft opgeleverd. Analyseer die data en neem vandaaruit gefundeerde beslissingen.

2. Campagnes & social media

Een campagnebudget inschatten is niet makkelijk. Ook hier is het advies: kijk naar de campagnes van de afgelopen jaren. Misschien heeft een kleine campagne op facebook veel meer opgebracht dan je reclame op tram en bus? Bereken de return on investment van elke campagne. Overloop de campagnes die je het komende jaar zeker wilt doen en schat hiervoor een budget in.

3. External recruiting

Een derde variabele kost is je externe rekrutering. Voor welke vacatures klop je aan bij een rekruteringbureau of headhunters? Heb je een contract met een van deze bureaus? Hoeveel gaf je het voorbije jaar per vacature gemiddeld uit aan deze bureaus en wat heeft dat opgebracht?

4. Assessment

Hier gaat het over elke vorm van kandidaat assessments waarvoor je bedrijf betaalt. Ga na wat de meerwaarde van deze assessments is en hoeveel dit per kandidaat kost.

Vaste kosten

Natuurlijk heb je ook vaste kosten die, ongeacht het aantal vacatures, gelijk blijven. Daarbij kunnen volgende kosten niet ontbreken:

1. Jobsite of careerpage

Een aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke jobsite is van groot belang voor je recruitment. Een jaarlijkse investering hierin is noodzakelijk. Zelfs een gloednieuwe site vraagt na een jaar enkele aanpassingen op vlak van design, inhoud en gebruiksvriendelijkheid. Plankosten voor development, redesign en onderhoud in je budget in.

2. Employer branding

Employer branding heeft op meerdere afdelingen van de organisatie een positief effect. Ga samen zitten met HR en Marketing om de budgetten te bepalen. Belangrijk is vooral dat je de impact van employer branding niet onderschat. Bij bedrijven met een sterk employer brand ligt de kost per aanwerving 46% lager (Whitepaper Employer Branding: what, why & how?) Dus je weet waarvoor je het doet.

3.Technologie

Je Applicant Tracking System mag je als vaste maandelijkse of jaarlijkse kost natuurlijk niet vergeten. Het versnelt je inhuurproces en reduceert daardoor andere kosten. Wees niet tevreden met eender welk ATS. Een goed Applicant Tracking System kan veel werkuren van de recruiter besparen.

4. Salariskosten van het inhuurteam

Dit is gewoonlijk de grootste kost. Dit betreft enkel de kosten van de recruiters in huis, niet van de externe recruiters van een HR-dienstverlener.

5. Talent Acquisition Analytics

Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is het belangrijk je budget van vorige jaren te evalueren. Daarvoor heb je nood aan transparantie van je verschillende media, kanalen en acties. Misschien besteed je 10 procent van je budget aan jobboard X, terwijl het je maar 5 procent kwalitatieve kandidaten oplevert.

Belangrijk is dat je werkelijk elke kost evalueert: wat was de return on investment van externe rekrutering, social media, en de verschillende jobboards? Op basis daarvan kun je pas de budgetten voor het volgende jaar opstellen. Een talent acquisition analytics tool is daarbij geen overbodige luxe. De kost hiervan is vaak zeer klein tegenover de kosten en de tijd die je daarmee uitspaart.

Wil je meer informatie over dit onderwerp? Contacteer ons gerust voor advies.

Bron: Workable