Privacy Statement

Versie: 1.0

Datum: 22 mei 2018 

1. HRlinkIT en je privacy

HRlinkiT draagt je privacy erg hoog in het vaandel. Als Belgisch softwarebedrijf zijn we goed geplaatst om je privacy maximaal te beschermen en te vrijwaren. We zorgen ervoor dat we enkel de relevante gegevens voor het specifieke doelproces verwerken. Op die manier vermijden we nutteloze transacties en opslag van jouw persoonlijke gegevens.
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens HRlinkIT van jou verzamelt via onze interactie. Verder lichten we in detail toe hoe we die gegevens gebruiken en bewaren.
We proberen dit proces op eenvoudige en begrijpbare manier te beschrijven. Mocht je verdere vragen hebben aarzel dan niet een mail te sturen naar privacy@hrlinkit.com

2. Welke persoonsgegevens worden verzameld?

2.1 Website

Via de website kunnen volgende persoonsgegevens gedeeld worden met ons:

• Naam
• Voornaam
• Emailadres
• Bedrijf
• Telefoonnummer

Deze persoonsgegevens worden gevraagd in het kader van:

• Het aanvragen van een Tamo-demo.
• Het inschrijven voor een webinar.
• Het downloaden van een whitepaper of andere content.
• Het contactformulier invullen.
• Inschrijven voor een evenement.

2.2 Solliciteren via email

Je kan op onze website openstaande vacatures bekijken. Je kan hierop solliciteren via email of per brief. De sollicitaties die HRlinkIT ontvangt (via email of post) worden bekeken en geëvalueerd door onze HR dienst. Indien er interesse is, word je gecontacteerd voor een gesprek. Indien er geen interesse is, wordt je CV onmiddellijk verwijderd. Indien je een interessante CV hebt, maar dat er op dat moment geen open vacature is voor jou, gaan we je vragen via email of we je CV nog 1 jaar mogen houden. Als je hier negatief of niet op antwoord, wordt je CV verwijderd.

2.3 Campagnes

Campagnes zijn gerichte marketingcampagnes die gelimiteerd zijn in tijd. Een campagne duur maximaal drie maanden. Bij de start van een campagne wordt er een doelgroep gedefinieerd. Deze doelgroep ontvangt van ons een mail met de uitnodiging om naar de campagnepagina te surfen op onze website. Dit wordt gedaan via volgende diensten: Reply.io, Autopilot of Mailchimp. Indien er interesse is, kan de persoon zich inschrijven om meer info te ontvangen. Op dat moment vragen we maximaal volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Voornaam
• Bedrijf
• Emailadres
• Telefoonnummer

We gaan ook je toelating vragen zoals beschreven in punt 3.

Aan het einde van de campagne worden alle persoonsgegeven verwijderd uit Reply.io, Autopilot en Mailchimp Dus deze data wordt verwijderd binnen maximaal drie maanden.
Indien je je hebt ingeschreven op de campagnepagina van onze website dan komen je gegevens terecht in ons CRM-systeem.
Om doelgroepen te definiëren en te contacteren gebruiken wij LinkedIn en/of ons CRM-systeem. Bij LinkedIn maken we gebruik van de Premium Services van LinkedIn om contacten te zoeken. Indien je dit niet wenst kan je je uitschrijven voor deze dienst op LinkedIn.

2.4 CRM-systeem 

HRlinkIT heeft een CRM-systeem dat ons centraal systeem is voor het beheren van contactgegevens van klanten en prospecten. Deze gegevens komen onder anderen van de website, maar die ook van uit andere bronnen kunnen komen zoals direct contact (voorbeeld visitekaart).

In het CRM-systeem staan volgende gegevens:
Persoonsgegevens:

• Titel
• Begroeting
• Voornaam
• Tweede naam
• Naam
• Suffix
• Email
• Functie
• Mobiel
• Departement
• Rol in bedrijf en tegenover HRLinkIT
• Niveau

Bedrijfsgegevens:

• Bedrijfsadres
• Bedrijf
• Telefoon
• Fax
• Straat en nummer
• Stad
• Provincie
• Postcode
• Land

2.5 Google Analytics

Onze site maakt ook gebruik van Google Analytics. Dit doen we om een beter inzicht te krijgen over hoe de website gebruikt wordt. Zo kunnen we onze website verbeteren.
Google Analytics verzameld gegevens zo als:

• Je IP-adres
• Je Google session ID
• Welke pagina’s je bezoekt op de site
• Hoe ben je op de site gekomen bent

Je IP adres wordt geanonimiseerd door de laatste 3 cijfers van je IP adres te vervangen door nullen.

2.6 Logs bestanden

De webserver logs alle aanvragen in een log bestand.
In dit bestand staan onder anderen je IP-adres en de pagina’s die je bezocht hebt.
Deze logs worden alleen gebruikt in geval van technische of veiligheidsproblemen.
Log bestanden worden drie maand bijgehouden.

3. Toestemming

Voor alle persoonsgegevens die je ingeeft via de website gaan we je toestemming vragen om die mogen verwerken.
Bij het invullen van je persoonsgegevens wordt er ook je toestemming gevraagd om je gegevens te verwerken. Je persoonsgegevens worden alleen verwerkt na dat je hier voor toestemming gegeven hebt. Je kan je toestemming ten alle tijden terug intrekken. Zie punt 4 in deze privacy statement voor uitleg over hoe je dit kan doen.

We vragen ook je toestemming op je op de hoogte te houden van nieuwe whitepapers, evenementen en algemeen nieuws over de producten en diensten van HRlinkIT. Ook hier kan je ten alle tijden je toestemming terug intrekken. Zie punt 4 in deze privacy statement voor uitleg over hoe je dit kan doen.
Voor campagnes worden er ook contactgegevens gezocht in LinkedIn. Dit gebeurt via de Premium Services van LinkedIn. Daar heb je goedkeuring voor gegeven bij het inschrijven op LinkedIn. Je kan indien je dat wenst je uitschrijven voor de Premium Services van LinkedIn. Hiervoor verwijzen je naar de privacy statement van LinkedIn.

4. Hoe kan ik mijn toestemming voor verwerking intrekken?

Je kan dit doen door een email te sturen naar privacy@hrlinkit.com
Wij verwerken je aanvraag zo snel mogelijk en bevestigen via mail dat dit gebeurd is.

5. Hoe lange houden we je gegevens bij?

We houden je gegevens 5 jaar bij. De 5 jaar beginnen op het moment dat je toestemming gegeven hebt.
Op regelmatige basis gaan we ook met jou contact opnemen via mail om te vragen of de gegevens die we over jou hebben nog correct zijn. In deze mail gaat er ook een link staan naar deze privacy statement zodat je rechten kan laten gelden.

Voor CV’s is dit maximaal één jaar. (zie 3.2 voor details)

Voor persoonsgegevens die verzameld zijn via LinkedIn en waar de persoon niet ingegaan is op onze uitnodiging houden we de gegevens niet langer bij dan drie maanden.
Website log bestanden worden drie maanden bij gehouden.f

6. Minderjarigen

Het is niet de bedoeling van HRlinkIT om gegevens van minderjarigen te verzamelen.
Indien we merken dat er toch gegevens zijn verzameld van minderjarigen zullen deze gegevens onmiddellijk verwijderd worden.
Indien je minderjarig bent (jonger dan 16 jaar) en je wenst te solliciteren voor een vakantiejob dan hebben we ook de toelating nodig van één van je ouders.

7. Met wie delen we je gegevens?

HRlinkIT deelt of verkoopt geen persoonsgegevens met andere partijen.
Een uitzondering hierop is als de wetgever ons hiertoe verplicht.

8. Hoe kan ik mijn rechten laten gelden?

Je kan de volgende rechten laten gelden:

• Je mag je toestemming op eender welk moment terug intrekken.
• Je mag opvragen welke persoonsgegevens wij over jou hebben.
• Je mag je persoonsgegevens aanpassen.
• Je mag vragen dat we je persoonsgegevens aanleveren in een formaat dat door een andere dienst ingelezen kan worden op een automatische manier.
• Je mag vragen dat we je persoonsgegevens verwijderen.
• Je mag vragen dat we jouw persoonsgegevens niet meer verwerken.
• Je mag bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
• Je mag vragen om geen directe marketing meer te ontvangen.
• Je mag vragen dat er geen automatische besluitvorming gedaan wordt op je persoonsgegevens.

Al deze rechten kan je laten gelden door ons te contacteren via email op:
privacy@hrlinkit.com

of schriftelijk naar:
HRlinkIT
Privacy
Wiedauwkaai 23G
9000 Gent

We gaan zo snel mogelijk reageren (ten laatste binnen één maand). Indien we meer tijd nodig hebben kan het termijn met twee maanden extra verlengd worden. Indien we de extra tijd nodig hebben laten we je dit weten binnen maximaal één maand na je aanvraag.

Indien er twijfels zijn aan onze kant over jouw identiteit gaan we vragen om jouw identiteit te bevestigen voor we antwoorden op je vraag over persoonsgegevens.

9. Wijzingen aan de privacy statement

Deze privacy statement kan gewijzigd worden. Aan het begin van de privacy statement staat de datum van de laatste wijziging. Zo kan je snel zien of er wijzigingen zijn gebeurd.
We raden dan ook aan om de privacy statement regelmatig opnieuw te bekijken.