Hiring Managers Portal IPG
Vacatureaanvragen, mails en telefoontjes die op ongestructureerde wijze binnenkomen: het was een dagelijks probleem voor IPG HR. Het grootste callcenter van België met jaarlijks zo’n nieuwe 1500 vacatures zocht structuur in de communicatie met haar verschillende hiring managers. HRlinkIT ontwikkelde een Hiring Managers Portal waarmee IPG vandaag heel haar hiring proces kan realiseren vanuit één centrale toepassing.
Doel: Het stroomlijnen van processen om die vervolgens vanuit één centrale toepassing te beheren.
Hoe: Via een analyse van de gewenste oplossing werd een totaaloplossing geformuleerd en geïmplementeerd.
Diensten: Blueprint en integratie.
Bij IPG HR komen vacatureaanvragen op ongestructureerde wijze binnen, vaak zonder elementaire informatie. De verschillende vacatures moeten, afhankelijk van het profiel, onder specifieke leveranciers verdeeld worden en dit volgens steeds wijzigende verdeelsleutels.
Deze leveranciers, inclusief IPG Recruitment, moesten volgens SLA-afspraken tijdsloten voor interviews invullen met valabele kandidaten en CV, kandidatenrapport en tekstresultaten aanleveren. In de communicatie zat geen vaste structuur, waardoor er voor alle partijen een overzicht en duidelijkheid ontbrak.
We zochten een oplossing waarmee de hiring manager een overzicht krijgt over de status van zijn eigen vacatures en die van zijn afdeling. Met één centraal hiring portal moest het volledige proces van aanvraag van de vacature tot het beoordelen van kandidaten centraliseren. Ook het mailverkeer moest verdwijnen.
Op basis van een grondige analyse van de processen to-be, werkten we een totaaloplossing – inclusief RPO/Vendor Management – uit. Werkelijk het volledige aanwervingsproces werd hierin omvat:
- Via een hiringmanagersportal kan de HR-manager een vacature initiëren. De specifieke doorlooptijden, verdeelsleutels onder de leveranciers en SLA-afspraken werden mee ingebouwd.
- Bij de aanmaak van de vacature geeft de hiring manager tijdsloten op waarop de interviews kunnen doorgaan.
- Volgens verdeelsleutel en per functietype worden de vacatures naar de leveranciers in kwestie gestuurd.
- De verschillende leveranciers, inclusief intern recruitment, kunnen op hun beurt kandidaten inplannen, voorzien van hun motivatie en alle gewenste documenten.
- De hiring manager kan vanuit het portaal voorgestelde kandidaten goed- of afkeuren en dit motiveren.
IPG HR behoudt vanuit het centrale ATS-systeem altijd en overal controle over de status van de verschillende lopende opdrachten.
De HR-kennis van de HRlinkIT-experten is onmiskenbaar een pluspunt in het uitwerken van een business driven oplossing, waardoor we niet zijn vervallen in een puur IT-project.”
Gerelateerde cases
Barst je van de ideeën, maar twijfel je over de aanpak? Of loop je tegen een technologisch dilemma aan? Boek een gratis innovatiegesprek om te brainstormen en sparren met een recruitment tech specialist.