Je ziet ze tegenwoordig met drommen voorbijkomen: HR-dienstverleners die trots aankondigen dat ze ‘de digitale switch’ hebben gemaakt. Maar wie achter de enthousiaste foto’s van digitale duimpjes gaat kijken, ziet er hooguit de mogelijkheid om je klassieke selectiegesprek via video call te houden. Je mag je als kandidaat al in de (goed ingezeepte) handen wrijven als je daarnaast ook online documenten kan ondertekenen. Die trots aangekondigde ‘switch’ blijkt vaak niet meer dan een haastig geïmproviseerd Zoom-sausje over bestaande processen.

Verwonderlijk is dat gebrek aan echt digitale ambitie niet. HR-dienstverleners koesterden lang een afkeer van digitale interactie met klant of kandidaat. Recruitment is een people business, en die run je het best – zo ging de wijsheid – vanuit de fysieke nabijheid van het kantoor, in de intieme interactie van het face-to-face gesprek, en met een warme handdruk bij het overhandigen van een contract. Alleen blijkt nu dat je van die dingen ook heel erg ziek kan worden. Dat moet dus anders. 

Alleen is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Old habits die hard, en bovendien zorgt de corona-crisis voor een ongeziene tijdsdruk. In die omstandigheden reikt verbeelding meestal niet veel verder dan kijken welke fysieke interacties door digitale kunnen worden vervangen. Daarbij wordt nauwelijks stilgestaan bij de vraag of die omslag ook meerwaarde oplevert voor je kandidaat of je medewerker. Het resultaat is vaak een verarmd proces en belabberde candidate experience.

Er valt dus heel wat te verliezen wanneer je als HR-dienstverlener omschakelt op digitale werkvormen. Maar wie het grondig aanpakt, en naast tools ook processen herdenkt, kan echter ook veel winnen bij naar de prullenmand verwijzen van lastige kalenderoefeningen, tijdrovende gesprekken, en lange interviewprocedures.

Vier tips:

1. Bouw je band met kandidaten anders op

De band die je opbouwt tijdens een face-to-face meeting valt onmogelijk te evenaren in digitale communicatie. Hou videogesprekken liever kort en to-the-point, en gebruik vervolgens andere kanalen om een band met je kandidaat op te bouwen. Compenseer het verlies aan intensiteit van het ene gesprek door frequent en laagdrempelig met je kandidaat te communiceren via het door hem/haar gekozen kanaal. Waarom bijvoorbeeld geen korte clip op WhatsApp om je kandidaat te melden dat ze naar de volgende ronde mag? Of even videobellen om voor het gesprek nog een paar tips mee te geven?

2. Gebruik video om op te schalen

Maak maximaal gebruik van de plaats- en tijdonafhankelijkheid die digitale werkvormen je bieden, en gebruik video calls om je processen op te schalen. Vraag kandidaten om toestemming om calls op te nemen, zodat je relevante stukken nadien met hiring managers kan delen. Is de kandidaat niet geschikt? Een video breek je heel wat makkelijker af dan een face-to-face gesprek. Wel een topkandidaat? Dan vermijd je dat ze in het volgende interview weer net dezelfde vragen moet beantwoorden. Op die manier kan je gesprekken niet alleen korter en beter maken; de kans dat een hiring manager enthousiast wordt over een kandidaat en snel plaats in haar agenda kan maken wordt een stuk groter.

3. Hack je agenda

Als we dan toch plaats- en tijdsonafhankelijk werken, waarom dan ook niet meteen onze agenda’s optimaliseren? Vervang de vijf telefoontjes die nodig zijn om een gesprek in te plannen door een overzichtelijke digitale agenda, en geef je kandidaat de mogelijkheid om zelf time slots te reserveren. En als het toch niet meer uitmaakt of je al dan niet op kantoor bent, waarom niet breder denken, en die Spaanstalige kandidaat uit Brugge laten screenen door de collega in Hasselt die ook Spaans spreekt? 

4. Uniformiseer de digitale ervaring

Niets is zo vervelend als moeten inloggen op verschillende platformen om een proces af te handelen. Vier verschillende tools met vier verschillende paswoorden zijn ook vier kansen om je kandidaat af te laten haken. Bovendien is de kans klein dat je de look en feel van je organisatie consequent over die vier tools door kan trekken. Nochtans is net dat cruciaal om je brand ook digitaal optimaal in beeld te houden. Maak daarom gebruik van makkelijk schaalbare platformen waar je kandidaten met één paswoord toegang geeft tot alle voor hen relevante functionaliteiten.