Succesvol overstappen naar nieuwe recruitmentsoftware: wat je moet weten

1. Tijd: Het gaat niet vanzelf

“Hoe moeilijk kan het zijn? Even installeren en gaan!” Helaas, zo werkt het niet, benadrukt Daniël van Hek. Een transitie naar een nieuw Applicant Tracking System (ATS) kost tijd. Niet alleen de implementatie zelf, maar ook bijvoorbeeld de training en adoptie van medewerkers vraagt om aandacht. Vergeet niet dat dagelijkse processen tijdelijk wat stroever kunnen lopen tijdens de overgangsperiode. Dat is normaal – neem die tijd en plan het in.

Tip: Maak een realistische tijdlijn en communiceer deze naar je team. Zo weet iedereen wat ze kunnen verwachten.

2. Geld: De werkelijke kosten

“Veel flexorganisaties onderschatten de werkelijke kosten van een nieuwe software-implementatie,” waarschuwt Daniël van Hek. Nieuwe software is een investering. Dat weet je. Maar heb je ook gedacht aan de kosten voor implementatie, verschillende licenties voor verschillende tools, training en mogelijk extra ondersteuning? En dan zijn er nog de onvoorziene kosten, zoals het oplossen van onverwachte technische problemen.

“Veel flexorganisaties onderschatten de werkelijke kosten van een nieuwe software-implementatie.” –  Daniël van Hek

Tip: Reserveer een buffer in je budget voor onverwachte uitgaven. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. Werk je met een implementatiepartner? Dan zullen zij je een beter een inschatting kunnen maken van het totale kostenplaatje. 

3. Een duidelijke visie: Waar wil je heen?

Waarom kies je voor nieuwe recruitmenttechnologie? Welke doelen wil je ermee bereiken? “Een heldere visie geeft richting aan het hele proces. Zonder een duidelijk doel verlies je snel de focus,” aldus Daniël van Hek. En dat kan leiden tot verkeerde keuzes in inrichting en processen.

Tip: Stel heldere doelen op en koppel deze aan meetbare resultaten. Denk bijvoorbeeld aan het verkorten van de time-to-hire of het verbeteren van de kandidaatbeleving. 

4. Strategie vertalen naar de praktijk

Een strategie is mooi, maar hoe vertaal je de strategie van jouw organisatie naar een IT-ecosysteem? “Het draait allemaal om processen en hoe de combinatie van software deze processen zo goed mogelijk kan ondersteunen,” legt Daniël van Hek uit. “Deze puzzel leggen is vaak heel moeilijk, zeker omdat het nooit om één tool gaat, maar altijd om een combinatie van tools en de synergie daarvan.”

“Een IT-ecosysteem uittekenen is vaak heel moeilijk, zeker omdat het nooit om één tool gaat.” – Daniël van Hek

Tip: Organiseer workshops met de verschillende teams en afdelingen waarin je samen de workflows, tijdbesteding en taken doorloopt. Brainstorm over de ideale situatie, vraag waaraan ze tijd verliezen, wat niet goed loopt. Je zult terugkomen met een schat aan informatie om mee aan de slag te gaan.  

5. Data: Een schatkamer of een rommelhok?

De datamigratie is een van de meest onderschatte onderdelen van een transitie. “Oude data overzetten naar een nieuw systeem vraagt om zorgvuldigheid. Dit is vaak een valkuil waar frustraties ontstaan,” legt Daniël van Hek uit. Oude data moet worden opgeschoond, goed gestructureerd en veilig overgezet naar het nieuwe systeem. Fouten of verlies van gegevens kunnen veel frustratie opleveren.

Tip: Besteed voldoende aandacht aan datakwaliteit. Schakel waar nodig experts in om dit proces vlekkeloos te laten verlopen. Vervuilde data moet worden opgeschoond in plaats van meegenomen.

“Oude data overzetten naar een nieuw systeem vraagt om zorgvuldigheid. Dit is vaak een valkuil waar frustraties ontstaan.” Daniël van Hek

6. Change management: Iedereen aan boord

Het succes van een transitie staat of valt met de bereidheid van je medewerkers om de nieuwe software te omarmen. “Veranderingen roepen altijd weerstand op,” zegt Daniël van Hek. “Maar als je medewerkers goed betrekt en begeleidt, kun je die weerstand ombuigen naar enthousiasme.” Mensen houden nu eenmaal niet van verandering, zeker niet als ze het nut ervan niet inzien.

Tip: Betrek je team vanaf het begin. Laat ze meedenken over het proces en geef ze de juiste begeleiding. Zo voelen ze zich gehoord en wordt de adoptie een stuk soepeler.

Maak van verandering een succes

“Een goede voorbereiding maakt echt het verschil tussen falen en slagen,” concludeert Daniël van Hek. De overgang naar nieuwe recruitmentsoftware vraagt misschien meer tijd, geld en aandacht dan je van tevoren dacht. Maar het biedt ook een enorme kans om je organisatie te moderniseren en efficiënter te werken. Met een duidelijke visie, goede voorbereiding en de juiste begeleiding zet je jouw organisatie klaar voor de toekomst.

Dus, ben jij klaar om die sprong te wagen? Bij HRlinkIT staan we voor je klaar om je te helpen bij elke stap van de weg. Plan vrijblijvend een call in met Daniël.