Daarbij is er zoveel technologie beschikbaar, dat het lastig is om overzicht te bewaren en te bepalen wat nu echt goed is voor jouw organisatie. Ook is het moeilijk om niet alleen te bepalen welke tools je wilt inzetten, maar ook af te wegen of die tools passen bij je huidige tech stack. Herkenbaar?

In dit artikel geeft expert digital recruitment Daniël van Hek van HRlinkIT tips als je jouw recruitmentprocessen wilt digitaliseren. En ontdek je hoe je het makkelijker – en niet ingewikkelder – maakt.

3 trends in digitalisering van recruitmentprocessen

Digitalisering is eigenlijk een gevolg van de huidige ontwikkeling en dat is dat kandidaten een veel sneller proces vereisen. Toch is het een uitdaging om dan de kwaliteit hoog te houden. Beide is nodig, want in deze krappe arbeidsmarkt is het zo dat als je niet snel genoeg reageert, je kandidaat al weg is. Want er zijn honderden concurrenten die azen op diezelfde kandidaat. Dus snelheid is daarin belangrijk. 

Maar hoe behoud je dan die kwaliteit? Daar zijn een aantal tools voor. Denk bijvoorbeeld aan skills-based matching, waarin je naar je huidige kandidatendatabase kijkt en daarin sneller kan matchen. Of makkelijker kan matchen op basis van skills. Ook klant- en kandidaatportalen zijn daarin belangrijk. Tot slot zien we steeds vaker integratieplatforms. Hierin koppel je alle tools en systemen aan elkaar en vormt het ATS het hart van het proces. Waarbij je gebruik maakt van verschillende integraties met alle tools die op de juiste manier met elkaar gelinkt zijn.

Maar het allerbelangrijkste is echt om die snelheid te behouden. Want klanten en kandidaten hebben hoge verwachtingen. En behoud je je snelheid niet, dan raak je je klanten kwijt. En raak je uiteindelijk achter op je concurrentie.

Hoe digitaal is jouw recruitmentbureau?

De recruitmentindustrie is bezig met ware een inhaalslag. Toch zijn veel recruitment- en staffingorganisaties nog niet waar ze moeten zijn als het gaat om digitale volwassenheid. Als je de recruitmentindustrie vergelijkt met de banking of de e-commerce sector, zie je dat er nog genoeg ruimte is voor groei. Informatie over de kandidaat moet vaak nog handmatig worden overgezet van het ATS naar verschillende back- of midoffice systemen, wat enorm tijdrovend is. In dit proces wordt de kandidaat meerdere keren benaderd voor verschillende soorten informatie. Een proces dat makkelijk een stuk efficiënter is in te richten door middel van digitalisering.  

Verschil tussen de bankensector en de recruitmentbranche

Een goed voorbeeld van de digitale volwassenheid is de bankensector. Eigenlijk iets wat voor ons allemaal heel normaal is, is om je bankieren-app te openen en daar al je bankzaken te regelen. Je kunt daar verzekeringen afsluiten, sparen en beleggen. Allemaal in één app.

De recruitmentbranche is simpelweg nog niet zo ver. Er zijn wel tools waardoor het allemaal kan. Maar we moeten daar echt nog stappen in zetten om het veel makkelijker te maken en alle processen veel efficiënter in te richten. 

Het gevolg als je je talent acquisitieproces niet digitaliseert, is dat je doorlooptijd heel veel langer wordt. Van het vinden van een kandidaat tot het plaatsen van een kandidaat: voor alle kleine dingen moet je de kandidaat via de telefoon of mail benaderen.

Maar als je het proces digitaliseert en de ervaring voor de kandidaten makkelijker maakt, krijg je misschien maar één touchpoint waarin je alle checkpoints gelijk aanvinkt. Dan maak je het hele proces gewoon veel efficiënter en dat versnelt de doorlooptijd aanzienlijk.

Voordelen van het digitaliseren van het talent acquisitieproces 

1. Efficiëntie in het werk van recruiters

Waarom willen de meeste recruitmentbureaus digitaliseren? De belangrijkste reden is efficiëntie. We merken dat recruiters veel tijd verliezen aan handmatig werk. Zoals gegevens in het ATS inbrengen, bellen en mailen met de kandidaat. Ook de klant moet je regelmatig benaderen om informatie door te geven. Door te digitaliseren kun je met evenveel recruiters vaak dubbel zoveel werk verrichten.

2. Betere band met de kandidaat

Een andere reden om te digitaliseren is de connectie met de kandidaat. Een kandidaat is tegenwoordig gewoon digitaal en wil zo veel mogelijk efficiënt geholpen worden. Denk aan contracten digitaal ondertekenen of een portaal waarin ze alle zaken geregeld hebben. In plaats van een belletje voor alle losse onderdelen.

En onthou: efficiënt betekent niet dat je onpersoonlijk bent. Wat belangrijk is, is dat je het persoonlijke contact met de kandidaat optimaal benut. Dus dat je dat ene belletje of die twee belletjes die je hebt, ook zo optimaal mogelijk benut. Tegenwoordig is de doorlooptijd misschien wel één van de belangrijkste aspecten. En een digitaal proces vermindert die doorlooptijd significant.

Doelen die je realiseert met digitalisering van het recruitmentproces

Het belangrijkste doel om recruitmentprocessen te automatiseren is om efficiënter te kunnen werken. Een goed voorbeeld is als een kandidaat zich aanmeldt voor een bepaalde vacature op je website. Dan krijgt de recruiter de mail binnen om vervolgens de kandidaat handmatig in te voeren in het ATS.

De kandidaat wordt vervolgens geplaatst. Dan zijn er bankgegevens nodig om de uitbetaling te doen. Die moet je weer handmatig overtypen in het ATS of eerst via de e-mail opvragen. Deze gegevens moet je ook invoeren in het backoffice- of payrollsysteem. 

Een goed voorbeeld van efficiënt werken is met een klant- of kandidaatportaal. Aan klantzijde kan de hiring manager eenvoudig zelf vacatures plaatsen. Ook kan hij of zij in dit portaal kandidaten beoordelen die jij als recruiter hierin beschikbaar stelt. 

Een kandidaatportaal stelt kandidaten in staat om persoonlijke vacatures te bekijken omdat de kandidaat ook zijn of haar skills in dit portal kan aangeven. En uiteindelijk heeft het allemaal weer effect op de Return on Investment. Kortom, het efficiënter maken van je proces zorgt voor een drastische verlaging van je ROI.

8 Tips om te starten met digitalisering van recruitmentprocessen

1. Bepaal je doel

Stel allereerst je doel centraal en vraag je hierbij af waar je als organisatie naartoe wilt. Denk ook goed na over wat klanten en kandidaten van jouw organisatie verwachten. 

2. Wat is de huidige situatie?

Breng vervolgens je huidige recruitmentecosysteem en alle verschillende processen in kaart. Kijk ook kritisch naar je huidige software en tools: wil je echt alles blijven gebruiken? Is de software die je wilt blijven gebruiken ook future-proof?  

3. Waar kun je verbeteren?

Bepaal welke verbeteringen je kunt maken of aanbrengen. Maak hiervoor een overzicht van alle mogelijke technologieën en som hierbij constant alle voor- en nadelen op. Vaak merk je in dit proces of het nodig is om een geheel nieuw ecosysteem te bouwen of dat je genoeg hebt aan het optimaliseren van je huidige ecosysteem.

4. Volg niet blind de trends in nieuwe technologie

De recruitmentbranche en alle tools en software die er beschikbaar zijn, vormen één grote jungle. Het is dan ook heel moeilijk om het overzicht te houden en te bepalen wat echt bij jouw organisatie past.

Vaak zie je dat de concurrent een nieuwe tool gebruikt. Die misschien heel goed bij diens organisatie past, maar misschien niet bij de jouwe. 

Wij zien ook vaak bedrijven die zich aanpassen aan de software, terwijl het eigenlijk andersom zou moeten. Stel jezelf dan ook de vraag: hoe zorg je er voor dat de techniek die je gaat implementeren bij jouw organisatie past? 

5. Zorg voor ervaren begeleiding

Als je je keuze hebt gemaakt, start de implementatiefase van je project. Hierbij is een goede projectplanning van groot belang. Het is vaak een intensief traject, waarbij je steeds de juiste mensen moet aansluiten. Zorg dat iemand met expertise (intern of extern) overzicht houdt en het hele traject begeleidt.

Wat ik in de praktijk wel zie gebeuren is dat er een projectplanning wordt gemaakt, maar dat men zich hier niet aan houdt. Toch is het echt heel belangrijk dat je de juiste mensen op de juiste tijd vrijmaakt. Dat iedereen zichzelf een bepaalde verantwoordelijkheid geeft en dat iedereen zich hier ook aan houdt. 

Want vaak ben je in zo’n traject afhankelijk van je leveranciers. En als jij bijvoorbeeld geen tijd vrij hebt gemaakt op een bepaald punt, dan moet de leverancier hier ook in schakelen. Die heeft dan die week erna weer geen tijd. En zo hangt alles samen en loop je heel veel onnodige vertraging op.

6. Hoe compatibel is de technologie met jouw ATS?

Zorg daarnaast voor een goede integratie tussen jouw ATS en de andere techniek of tools. Sluit hiervoor alle stakeholders aan: wat hebben zij nodig in hun werk? En kies wat de belangrijkste vervolgstappen zijn. 

7. Bereid de datamigratie goed voor

Bereid je ook goed voor op de datamigratie. Als je van het ene ATS naar een ander ATS gaat, komt hier een datamigratie bij kijken. Die data migreren heeft vaak een grote impact op de gehele migratie. Wees hierbij vooral kritisch op de data die je wilt overzetten. Zorg ervoor dat je op tijd met de leveranciers in gesprek gaat over bijvoorbeeld het exporteren van de data in je huidige tools.

Niet alle data zijn belangrijk. Natuurlijk, met data heb je veel mogelijkheden en bepaalde klant- en kandidaatdata zijn heel erg belangrijk. Maar als jij foutieve data, onvolledige data of anders geformatteerde data migreert naar het nieuwe systeem, dan gaat het uiteindelijk voor fouten zorgen in je nieuwe ATS. Bepaalde zaken komen dan niet naar boven, worden weggehaald of de cijfers kloppen niet. 

Dus kritisch naar de kwaliteit van je data kijken, is één van de belangrijkste punten tijdens een datamigratie.

8. Regel goede nazorg in

Tot slot: denk aan de begeleiding en training van je medewerkers. Er moet een soepele overgang zijn van het ene naar het andere systeem. Waarna je medewerkers direct aan de slag kunnen. Daarom moet je goede afspraken maken over ondersteuning nadat je live gaat met de nieuwe technologie. Zodat iedereen weet waar hij terecht kan. 

Wat ik vaak zie bij onze klanten is dat ze het live gaan echt onderschatten. Het is heel logisch dat er na livegang nog kinderziekten zijn. Dat sommige dingen niet goed staan, dat niet alles op de juiste manier is getest. 

Daarom is het belangrijk om een partner te hebben waar je dezelfde dag nog terecht kunt. Om medewerkers te helpen, om snel te kunnen schakelen zodat het niet stilligt. En gebruikers gedemotiveerd raken. Je moet er echt voor zorgen dat je direct zaken kunt oplossen. Dus zorg ervoor dat je met een partij werkt die een goede ondersteuning biedt tijdens de go live.

Valkuil bij het digitaliseren van recruitmentprocessen

Uiteindelijk moet je als doel hebben om je recruitmentproces te versimpelen. Aan het eind van de rit moet het niet zo zijn dat de nieuwe stappen boven op je huidige stappen in het proces komen wat het nodeloos ingewikkeld maakt. Natuurlijk kan het wel zo zijn dat je een deel van je oude processtappen vervangt en dat is ook logisch. 

De rol van HRlinkIT bij het digitaliseren van recruitmentprocessen

HRlinkIT levert verschillende typen scans, die we inzetten op basis van de behoefte van onze klanten. We komen op locatie bekijken wat er nodig is, wat de wensen zijn en waar de ambitie ligt. Vervolgens bepalen we samen de doelstellingen. 

Onze experts hebben al een kijkje in de keuken gehad bij meer dan honderd bedrijven in de recruitmentindustrie. Dus zij weten goed wat er past bij welke organisatie. Daarnaast hebben ze ook nog eens kennis van en ervaring met alle tools en systemen die momenteel beschikbaar zijn in de recruitmentindustrie.

Wil jij weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen? Bekijk een van onze klantverhalen of neem direct contact met ons op, we denken graag met je mee!